- Voordat je begint
- Stap 1: geef ieder bestand de juiste naam
- Stap 2: deel de Google Drive-map
- Stap 3: voeg de map toe in PrintSyncer
- Stap 4: controleer de bestandsanalyse
- Stap 5: start de import
- Wat gebeurt er na de eerste import?
- De synchronisatie beheren
- Wat doet de synchronisatie niet?
- Veelgestelde vragen
- Korte checklist
Google Drive Synchroniseren met PrintSyncer
Met Google Drive-synchronisatie voeg je meerdere printbestanden tegelijk toe aan PrintSyncer. Na de eerste import controleert PrintSyncer de gekoppelde map iedere dag automatisch op nieuwe en bijgewerkte bestanden.
Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je bestanden noemt, de map deelt, de bestandsanalyse uitvoert en de automatische synchronisatie beheert.
Voordat je begint
Zorg dat je het volgende hebt:
- Een Google Drive-map met je printbestanden
- De SKU's die je in je webshop gebruikt
- Bestaande printvarianten in PrintSyncer
- Toegang tot Sync Mappen in PrintSyncer
Plaats de bestanden rechtstreeks in de Google Drive-map. Bestanden in submappen worden niet meegenomen.
Stap 1: geef ieder bestand de juiste naam
De bestandsnaam bepaalt drie dingen:
- De SKU die PrintSyncer gebruikt om binnenkomende orderregels te matchen
- De interne productnaam in PrintSyncer
- De printvariant die bij het bestand hoort
PrintSyncer verwijdert eerst de bestandsextensie, zoals .pdf. De volledige naam die overblijft wordt de SKU. Het deel na de laatste underscore (_) wordt daarnaast gebruikt als naam van de printvariant.
Voorbeeld 1
- Bestandsnaam:
Summer_Shirt_DTG.pdf - SKU voor ordermatching:
Summer_Shirt_DTG - Printvariant:
DTG
Voorbeeld 2
- Bestandsnaam:
ART-104_A3.pdf - SKU voor ordermatching:
ART-104_A3 - Printvariant:
A3
Voorbeeld 3
- Bestandsnaam:
POSTER-BLUE_30X40.pdf - SKU voor ordermatching:
POSTER-BLUE_30X40 - Printvariant:
30X40
In ieder voorbeeld is het vetgedrukte deel de printvariant. Dit deel blijft ook onderdeel van de volledige SKU.
Belangrijk verschil tussen SKU en productnaam
PrintSyncer matcht een binnenkomende orderregel met een productvariant op basis van de SKU. De SKU in je webshop moet daarom overeenkomen met de volledige bestandsnaam zonder extensie.
PrintSyncer slaat dezelfde waarde ook op als interne productnaam. Dit is niet de productnaam of titel uit je webshop. De interne productnaam in PrintSyncer wordt niet gebruikt om orderregels te matchen.
Regels voor bestandsnamen
- De volledige bestandsnaam zonder extensie moet overeenkomen met de SKU uit je webshop.
- Zet de exacte naam van de printvariant na de laatste underscore.
- Alleen het deel na de laatste underscore wordt als printvariant gelezen.
- Alles vóór de laatste underscore mag zelf ook underscores bevatten.
- De genoemde printvariant moet al bestaan in PrintSyncer.
Een bestand zonder underscore kan niet aan een printvariant worden gekoppeld. Een printvariantnaam die zelf een underscore bevat, kan met deze naamstructuur niet volledig worden gelezen: PrintSyncer gebruikt alleen het laatste deel.
Stap 2: deel de Google Drive-map
PrintSyncer gebruikt een apart Google-account om de map alleen-lezen te openen.
- Open de map in Google Drive.
- Kies Delen.
- Voeg dit e-mailadres toe als Kijker:
printsyncer-importer@printsyncer.iam.gserviceaccount.com
- Kopieer daarna de link naar de map.
Je hoeft de map niet openbaar te maken. Toegang als Kijker is voldoende.
Stap 3: voeg de map toe in PrintSyncer
- Open Sync Mappen in PrintSyncer.
- Kies Nieuwe Map Toevoegen.
- Plak de Google Drive-maplink.
- Geef de map een herkenbare naam voor gebruik binnen PrintSyncer.
- Kies Start Bestandsanalyse.
De gekozen mapnaam is alleen een herkenbare naam binnen PrintSyncer. Deze naam heeft geen invloed op SKU-matching.
Stap 4: controleer de bestandsanalyse
De bestandsanalyse controleert de map zonder bestanden te importeren. Je ziet onder andere:
- Hoeveel bestanden in de map zijn gevonden
- Welke bestanden aan een bestaande printvariant gekoppeld kunnen worden
- Welke bestanden nieuwe producten aanmaken
- Welke bestanden een bestaand product bijwerken
- Welke bestanden al up-to-date zijn
- Welke bestandsnamen niet herkend worden
Controleer vooral de niet-herkende bestanden. Pas de naam in Google Drive aan en voer daarna de bestandsanalyse opnieuw uit.
Er wordt tijdens de analyse nog niets aangemaakt of gewijzigd in PrintSyncer.
Stap 5: start de import
Klopt de analyse? Kies dan Doorgaan met Importeren.
PrintSyncer verwerkt alleen bestanden die:
- Aan een bestaande printvariant gekoppeld kunnen worden; en
- Nieuw zijn of nieuwer zijn dan de bestaande versie in PrintSyncer.
Voor ieder geïmporteerd bestand maakt PrintSyncer waar nodig een product en productvariant aan. Het printbestand wordt als content aan het product gekoppeld. De volledige bestandsnaam zonder extensie wordt gebruikt als SKU en als interne productnaam in PrintSyncer.
Bestanden met een ongeldige naam of onbekende printvariant worden niet geïmporteerd.
Wat gebeurt er na de eerste import?
De Google Drive-map wordt automatisch opgeslagen als ingeschakelde syncmap. PrintSyncer controleert ingeschakelde mappen iedere dag om 02:00 uur, Amsterdamse tijd.
Bij iedere synchronisatie:
- Leest PrintSyncer de bestanden direct in de map.
- Controleert PrintSyncer opnieuw de bestandsnamen en printvarianten.
- Vergelijkt PrintSyncer de wijzigingsdatum in Google Drive met de bestaande productvariant.
- Importeert PrintSyncer alleen nieuwe of bijgewerkte bestanden.
- Slaat PrintSyncer een rapport met geslaagde en mislukte bestanden op.
Bestanden die niet veranderd zijn, worden overgeslagen.
De synchronisatie beheren
Open Sync Mappen om een gekoppelde map te beheren. Daar kun je:
- Meteen een handmatige synchronisatie starten
- De dagelijkse synchronisatie pauzeren of weer inschakelen
- De herkenbare mapnaam in PrintSyncer wijzigen
- De status van de laatste synchronisatie bekijken
Het wijzigen van de herkenbare mapnaam verandert niets in Google Drive en heeft geen invloed op SKU's.
Wat doet de synchronisatie niet?
- PrintSyncer leest geen bestanden uit submappen.
- Niet-herkende bestanden worden niet geïmporteerd.
- Een bestand verwijderen uit Google Drive verwijdert het bestaande product of bestand niet uit PrintSyncer.
- De productnaam of titel uit je webshop wordt niet gebruikt voor ordermatching.
- De synchronisatie verandert geen producten of SKU's in je webshop.
Veelgestelde vragen
Welke waarde moet overeenkomen met mijn webshop?
De volledige bestandsnaam zonder extensie moet overeenkomen met de SKU op de orderregel uit je webshop.
Voor ART-104_A3.pdf is de SKU dus ART-104_A3.
Wordt de productnaam uit mijn webshop gebruikt?
Nee. Orderregels worden gematcht op SKU. PrintSyncer maakt wel een interne productnaam aan met dezelfde waarde als de SKU, maar deze interne naam staat los van de productnaam of titel in je webshop.
Waarom wordt mijn bestand niet herkend?
Controleer het volgende:
- Bevat de bestandsnaam minimaal één underscore?
- Staat de printvariant na de laatste underscore?
- Bestaat die printvariant in PrintSyncer?
- Staat het bestand direct in de gedeelde map en niet in een submap?
Waarom kan PrintSyncer de map niet openen?
Controleer of je de juiste map hebt gedeeld met printsyncer-importer@printsyncer.iam.gserviceaccount.com en of dit account minimaal Kijker-toegang heeft. Kopieer daarna opnieuw de link naar de map.
Wat gebeurt er als ik een bestand vervang?
Wanneer de wijzigingsdatum in Google Drive nieuwer is dan de bestaande versie in PrintSyncer, wordt het bestand tijdens de volgende handmatige of automatische synchronisatie opnieuw geïmporteerd.
Wat gebeurt er als ik een bestand uit Google Drive verwijder?
Het bestand en product blijven in PrintSyncer bestaan. De synchronisatie verwijdert geen bestaande gegevens uit PrintSyncer.
Korte checklist
- Plaats alle bestanden direct in één Google Drive-map.
- Gebruik de volledige SKU als bestandsnaam.
- Zet de exacte printvariant na de laatste underscore.
- Deel de map met het PrintSyncer-account als Kijker.
- Plak de maplink in PrintSyncer.
- Voer de bestandsanalyse uit.
- Los niet-herkende bestandsnamen op.
- Start de import.
- Beheer toekomstige synchronisaties via Sync Mappen.